A refere-se ao conjunto de documentos, em tramitação ou frequentemente consultados, que possuem valor primário e são de responsabilidade da instituição que os produziu.
B designa documentos que perderam sua utilidade administrativa, sendo transferidos para guarda permanente, pois possuem valor histórico e informativo.
C trata-se do conjunto de documentos armazenados de forma definitiva, sem possibilidade de eliminação, por conterem informações de relevância cultural e patrimonial.
D compreende os documentos que não possuem mais valor administrativo e, por isso, são descartados imediatamente após seu uso inicial.