A marcá-la de acordo com a disponibilidade de horário da maioria de seus participantes e respeitar o horário biológico; não marcar imediatamente após o almoço, pois o processo digestivo provoca sonolência.
B uma vez elaborada a pauta da reunião, deve ser emitida a convocação, confirmadas as presenças e preparar a sala e todo o material que será usado.
C o local deve estar em temperatura agradável; a luz é fundamental, portanto, evitem-se as penumbras.
D sempre que possível marque reuniões no final do dia, pois assim o executivo da reunião poderá conduzir a pauta com mais tranquilidade, sem a pressão de outros compromissos.