A em curso ou que, mesmo sem movimentação, pelo seu valor secundário, são objeto de consultas frequentes pela entidade que os produziu.
B produzidos e recebidos por instituições de caráter público ou entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
C que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
D de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados e não são mais necessários ao cumprimento das atividades da administração.
E que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas.