A Informar com antecedência a data, horário, local, participantes e assunto a ser abordado.
B Certificar-se de que todos os equipamentos a serem utilizados estão disponíveis e em bom funcionamento.
C Verificar se algum material será distribuído durante a reunião, e providenciar que todos o recebam.
D Arrumar o local da reunião considerando o número de participantes, a acessibilidade, disponibilidade e o clima.
E Encaminhar materiais a serem discutidos e que serão objeto de deliberação no transcorrer da reunião.