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#3637244

Durante o processo de credenciamento de uma escolajunto ao sistema estadual de ensino, a equipeverificadora constatou que:

• os prontuários dos alunos não estavam organizados porsérie e ano de ingresso;
• não havia plano de classificação documental;
• os prazos de guarda dos documentos não eramconhecidos pelos servidores;
• e parte dos arquivos antigos estava armazenada emlocal úmido e de difícil acesso.

Diante desse cenário, e considerando os princípios dagestão de documentação escolar e a legislaçãoarquivística aplicável, qual providência deve ser adotadaprioritariamente para regularizar a situação documentalda escola?

  • Digitalizar todos os documentos e descartar imediatamente os originais, pois os arquivos digitais dispensam aplicação de prazos de guarda.
  • Transferir os arquivos antigos para a biblioteca da escola, onde há espaço disponível, sem necessidade de reorganização.
  • Eliminar todos os documentos antigos para liberar espaço físico e recomeçar a organização apenas com os documentos ativos e recentes.
  • Implantar um plano de classificação e uma tabela de temporalidade documental específicos para a documentação escolar, capacitando a equipe para sua aplicação.
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