A Simplicidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ajustando-se ao aumento do volume.
B Flexibilidade: as normas de classificação não devem ser muito rígidas, pois apenas dificultam a atividade de arquivamento.
C Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração.
D Precisão: o arquivo deve assegurar a localização de qualquer documento arquivado ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado.