A A primeira fase é descrita como sendo a destinação de documentos. Nessa fase, decide-se quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
B A segunda fase é descrita como sendo a utilização de documentos. O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo dessa fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida.
C A terceira fase é descrita como sendo a produção de documentos. Essa fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor.
D A primeira fase é descrita como sendo a separação de documentos. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo dessa fase.
E A segunda fase é descrita como sendo a elaboração de documentos. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.