A Os arquivos têm um ciclo de vida que é contado a partir da produção do documento e do encerramento do ato, ação ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que tem relação com a vigência do documento (a razão de ser do documento). Após essa vigência, eles são todos incinerados.
B Arquivo Corrente ou de Gestão, também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo, reúne documentos pouco usados pela administração.
C Para os Arquivos Intermediários que são instalados em depósitos centralizados, o ideal é o uso de caixas para o armazenamento de documentos.
D Arquivo Permanente, também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico, são os conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. Seu acesso é restrito.
E Espécie é a configuração física de um documento de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado.