A define os tipos de documentos, conforme sua durabilidade e cuidados necessários de manutenção.
B identifica o valor dos documentos pela sua antiguidade, autenticidade e longevidade.
C classifica os documentos de acordo com o valor econômico para a instituição mantenedora.
D fundamenta-se na frequência de uso dos documentos pelos órgãos ou entidade produtora.
E categoriza os documentos, segundo técnicas de produção, manutenção e armazenamento.