A São produzidos e recebidos por pessoas física ou jurídica, pública ou privada, em decorrência do exercício de suas atividades.
B Devem ser produzidos apenas em suporte papel e segundo as normas dispostas no Manual de Redação da Presidência da República.
C São todos os documentos armazenados nas unidades de trabalho de pessoas física ou jurídica, pública ou privada.
D São documentos armazenados na unidade de trabalho apenas para conhecimento, prescindindo do exercício de função institucional em sua produção.