A a assegurar, de forma eficiente, a produção e a destinação de documentos e é denominada de avaliação.
B ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite e é denominada de utilização.
C à eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa científica e é denominada de destinação.
D à produção do processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação e é denominada de produção.
E a contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico e é denominada de avaliação.