A a identificação correta e legível de matérias-primas, insumos e embalagens é a etapa inicial, na qual dados importantes para a rastreabilidade são registrados. Para tanto, deve-se realizar uma inspeção conforme as instruções e os planos estabelecidos. Para a liberação da matéria-prima, devem ser adotados critérios.
B a recepção envolve desde inspeções visuais até amostragens para análises de controle de qualidade, visando à liberação do descarregamento, conforme o caso. Após a identificação do material, este segue para o processamento, mesmo sendo rejeitado ou equivalente. Somente produtos em desacordo quanto à data de validade e/ou temperatura não devem ser utilizados.
C os critérios de liberação da matéria-prima nem sempre contemplam os veículos transportadores. Em casos muitos específicos, uma inspeção rápida deve ser realizada verificando se são projetados de tal modo que protejam os alimentos de fontes potenciais de contaminação e que não tenham avarias que venham a torná-lo inadequado para o consumo.
D os veículos refrigerados devem ter, rigorosamente, a temperatura correta antes do carregamento. Em caso de produtos resfriados, é aceitável grande variação de temperatura durante toda a distribuição. Todos os veículos refrigerados devem ser providos de um dispositivo de monitoramento da temperatura do ar externo.
E algumas matérias-primas podem necessitar de um estoque temporário. Nesses casos, devem estar claramente identificadas com data, lote e quantidade, e o armazenamento deve ser feito de forma a garantir a manutenção de sua qualidade. Os principais agentes que causam redução da qualidade e diminuição da quantidade de produtos armazenados são produtos químicos e agrotóxicos.