A Identificação das tipologias documentais produzidas, acumuladas e/ou recebidas pela instituição produtora de documentos, com contextualização dos documentos quanto a sua produção e acumulação.
B Estudo aprofundado da instituição produtora de documentos: sua criação, mudanças estruturais pelas quais passou, relacionamento com outras instituições, vinculações hierárquicas, missão, funções/atividades, procedimentos formais e informais.
C Estabelecimento do método de agrupamento que mais atende às particularidades da entidade produtora de documentos, que pode ser por assunto, estrutural ou funcional.
D Definição de um ou mais critérios para determinar a disposição física do conjunto de documentos, com o objetivo de facilitar a sua recuperação pelos usuários.
E Elaboração da representação lógica da estrutura e do funcionamento da organização, em que os seus tipos documentais são distribuídos hierarquicamente em classes e subclasses.