A O arquivo guarda e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender à administração é a sua principal finalidade).
B Informações orgânicas (que comprovam as atividades da instituição e são criadas em decorrências destas atividades) são organizadas e conservadas nos arquivos.
C Os documentos de arquivo são produzidos pela própria instituição, no desempenho de suas atividades, ou recebidos de outras instituições, sempre num contexto administrativo ou funcional.
D Os documentos são escolhidos pela instituição e adquiridos conforme sua conveniência, formando coleções (vários exemplares). Tal aquisição se dá, normalmente, por meio da compra do material escolhido, ou, ainda, de doações efetuadas por usuários ou mesmo a permuta (troca) com bibliotecas ou instituições educacionais.
E Uma das maneiras de se organizar os documentos é por meio da classificação ou codificação (anotação de um código em cada documento) a fim de ordená-los nas pastas, estantes ou prateleiras. Os arquivos elaboram seus códigos de classificação a partir das atividades desenvolvidas pela instituição, de forma que cada empresa adotará códigos específicos, de acordo com os tipos de documentos gerados por suas atividades rotineiras.