A o arquivo ativo mantém arquivados os documentos e papéis, de uso, de consulta e de referência constantes e atuais, ou que se encontram em fase de conclusão;
B o arquivo inativo guarda documentos e papéis que oferecem menos frequência de uso, de consulta ou de referência.
C podem ser considerados exemplos de documentos permanentes-vitais: recibos, faturas, notas fiscais, extratos bancários;
D a natureza científica da documentação se faz presente por meio do objetivo de proporcionar informações científicas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente ao lucro.
E os documentos e papéis que são consultados com menos frequência devem ser arquivados, de modo separado daqueles de uso contínuo.