A Dificultar a produção, administração, controle e manutenção dos documentos de forma racional, econômica e eficiente.
B Prejudicar o uso da informação e de acordo com a natureza do suporte possuir maior ou menor controle da massa documental.
C Facilitar estragos e danos aos documentos que representam a memória institucional para reduzir os custos com a administração e manutenção dos documentos.
D Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão.