A o documento se divide em 05 partes: cabeçalho, identificação do estudante, organização, observações e assinaturas.
B na parte destinada à identificação do estudante, é necessário inserir endereço completo da IE/UE, com telefone e/ou email.
C no cabeçalho, é necessário constar, exclusivamente, nome da IE/EU, nome do mantenedor, atos legais vigentes da IE/EU e atos legais do curso.
D a parte da organização do histórico deve conter, exclusivamente, carga horária anual/semestral ministrada, total de faltas e total de dias letivos.
E no campo de assinatura, deve constar apenas a assinatura do secretário.