A Flexibilidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão.
B Simplicidade: as normas de classificação não devem ser muito rígidas.
C Precisão: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
D Acesso: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa.
E Segurança: dependendo da natureza do arquivo, é importante cuidar do sigilo, impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos confidenciais.