A Os elementos relativos aos fatores abstratos como a geografia institucional, onde a documentação foi produzida, assim como o local de sua conservação são essenciais à caracterização do material de arquivo, tendo em vista que precisam ser estudados para melhor organização de seus fundos.
B A razão pelo qual os materiais foram produzidos e acumulados é um elemento importante. Para serem considerados arquivos, os documentos devem ter sido criados e acumulados na consecução de algum objetivo.
C Os valores pelos quais os arquivos são preservados devem ser vistos também como elementos essenciais. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razões outras que não apenas aquela para as quais foram criados e acumulados, podendo essas razões serem oficiais ou culturais.
D A custódia é um dos elementos essenciais à caracterização dos arquivos. Os documentos são arquivos se o fato da "custódia ininterrupta" puder ser estabelecido, ou, se ao menos, se puder estabelecer uma "presunção razoável".
E Os elementos relativos aos fatores concretos - a forma dos arquivos, a fonte de origem e o lugar de sua conservação - não são essenciais à caracterização do material de arquivo, já que podem ter várias formas, podem vir de várias fontes e podem, ainda, ser guardados em vários lugares.