A constituídos de documentos em curso ou frequentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações, etc.
B que frequentemente encontram-se na estrutura organizacional das instituições, tendo a denominação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra similar.
C que concentram sob sua custódia, conservam e tornam acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.
D asseguram a preservação de documentos que não são mais movimentados ou utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos ou, em alguns casos, por um processo de triagem.
E são aqueles que têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suportes e que, por esta razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e conservação.