A determinar a frequência de uso do documento na Fase Corrente, classificando-o como ostensivo ou sigiloso para a consulta pública.
B estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas fases Corrente e Intermediária e definir sua destinação final, eliminação ou guarda permanente.
C servir como um índice de recuperação de documentos, organizando-os em títulos e subtítulos de acordo com a estrutura hierárquica do Município.
D padronizar a produção de novos documentos por meio de modelos e formulários obrigatórios para todos os órgãos da administração direta.