A A primeira etapa de controle por parte do setor de protocolo é o controle do recebimento dos documentos que entram na instituição. Não é à toa que o protocolo é sempre instalado na entrada do órgão, onde geralmente há um balcão onde o usuário dá entrada em suas solicitações.
B Uma vez recebida a correspondência (chamamos de correspondência todo documento que entra no órgão público antes de ser transformada em processo), o setor de protocolo tem a missão de ler, identificar os dados básicos do documento e cadastrar em um sistema.
C Uma vez cadastrado, o documento será analisado e, na maioria das vezes, no que se refere à esfera pública, transformado em processo. Esta transformação é chamada de autuação (no dia a dia é comum chamarmos de abertura ou formação de processo).
D A classificação consiste em separar os documentos de acordo com o destinatário. Uma vez que os documentos já foram registrados e, se necessário autuados, já foi feita a identificação da área responsável por aquele assunto, a quem deverá ser entregue.