A Refere-se à fase em que os documentos são de uso frequente e necessário para as atividades administrativas diárias da organização.
B Refere-se à fase em que os documentos perderam completamente seu valor de uso e são descartados, sem a necessidade de qualquer avaliação.
C É a fase em que os documentos são armazenados permanentemente, pois têm valor histórico ou cultural, sendo preservados indefinidamente.
D Refere-se ao armazenamento digital de documentos após o descarte dos documentos físicos.
E Trata-se da fase em que os documentos têm uso eventual, mas ainda têm valor administrativo, legal ou fiscal e aguardam a decisão sobre sua destinação final.