A Assumir denominação e existência jurídica própria, resultantes de um ato preciso e datado.
B Possuir atribuições específicas e estáveis legitimadas por um texto dotado de valor legal ou regulamentar e gozar de poder decisório, pelo menos, no que disser respeito a determinados assuntos
C Possuir uma política de gestão de documentos, uma autoridade arquivística que atue como órgão central do sistema ou rede de arquivo e, no mínimo, um serviço arquivístico em funcionamento.
D Ter sua posição na hierarquia administrativa definida com exatidão pelo ato que lhe deu origem e ter uma organização interna conhecida e fixada em um organograma.