A numerar os parágrafos para facilitar as respostas dos assuntos neles tratados, quando os ofícios forem muito extensos.
B abordar um assunto em cada ofício, isso porque, abordando mais de um assunto, corre-se o risco de dificultar suas respectivas resoluções, uma vez que cada um pode ter um trâmite diferenciado.
C usá-lo para assuntos menos relevantes, tais como solicitar reservas de salas para reunião, solicitar lanches para reuniões, agradecer presença em eventos, etc.
D substituí-lo por outros tipos de documentos, tais como o e-mail (que oferece maior agilidade e praticidade), um parecer técnico, um relatório, um cartão de agradecimento, se for o caso, ou ainda um formulário específico para o procedimento.