A cada sistema tem bases e procedimentos específicos que precisam ser observados para atender de forma eficaz a sua real finalidade.
B cada sistema tem bases e métodos diferenciados que precisam ser filtrados, para eliminação posterior, a fim de definir o processo mais adequado de busca rápida e arquivamento definitivo.
C cada método exige um procedimento sistêmico próprio para que sejam cumpridas as formalidades legais de protocolo e arquivo firmadas entre os Estados da federação
D cada método exige um procedimento sistêmico único e específico, com destaque para o conjunto numérico, geopolítico, alfanumérico e alfabético.