A avaliar os documentos antes de organizá-los;
B criar uma organização original, diferente da do departamento de origem;
C manter esse conjunto de documentos com uma ordenação separada da dos de outros departamentos;
D separar os documentos do departamento em questão pelos assuntos e inserir nos mesmos assuntos dos outros departamentos que já foram recolhidos;
E separar os documentos do departamento em questão pelos anos e juntar com os dos mesmos anos dos outros departamentos que já foram recolhidos.