A Fase corrente, por ser um documento com valor de uso ativo pela entidade produtora, sujeito a consultas frequentes e com importância administrativa imediata.
B Fase intermediária, por ser um documento que corresponde ao período após o uso ativo, quando perde sua utilidade administrativa imediata, mas conserva valor probatório.
C Fase permanente, por ser um documento com valor histórico, cultural ou institucional, a ser transferido para o arquivo permanente e preservado para fins de consulta e pesquisa.
D Fase final de preservação, por ser um documento que possui valor permanente, e, portanto, deve ser conservado de forma indefinida e com acesso restrito.
E Fase final de eliminação, por ser um documento que perdeu seu valor administrativo, legal e histórico, podendo, portanto, ser descartado.