A A sala de reunião deve ser preparada com antecedência e deve ser mantida numa temperatura agradável. Devem estar disponíveis à mesa, blocos de papel, lápis e canetas para todos os participantes.
B Todos os equipamentos eletrônicos que serão usados (laptops,datashows, televisões, etc.) devem ser cuidadosamente verificados com antecedência.
C Se um interlocutor externo fizer uma ligação telefônica para um dos participantes, interrompa a reunião para anunciar a ligação e conduza o destinatário até o telefone.
D A rotina estabelecida para servir água, café e, eventualmente, sucos, deve ser bem discreta para não atrapalhar o andamento da reunião.
E Se convocado(a) para secretariar a reunião, sente-se à mesa quando e se for convidado(a), mantenha postura discreta e jamais emita opinião, a não ser quando expressamente estimulado a fazê-lo.