A são considerados documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.
B são considerados permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
C são considerados correntes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
D são considerados documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
E os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.