A Elaborar documentos em face das atividades da instituição.
B Determinar quais documentos devem ser eliminados e quais serão mantidos.
C Utilizar os documentos para auxílio nas atividades da instituição. Nessa fase, temos a presença das atividades de protocolo, de organização e arquivamento.
D Determinar os níveis e normas de acesso à documentação. Nessa fase, indica-se quem são os autorizados a acessar os documentos