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As instituições devem organizar os documentos produzidos e recebidos no exercício de suas atividades, de forma a constituir-se em um referencial para a sua recuperação. Para tanto, é preciso utilizar um código de classificação de documentos de arquivos. Nas organizações públicas, utiliza-se uma classificação decimal que serve para

  • classificar os documentos por assunto, deixando-os em cada unidade de origem.
  • ordenar os documentos do arquivo em uma sequência cronológica.
  • definir a organização física dos documentos arquivados, facilitando o seu processo de recuperação.
  • facilitar a organização do arquivo, tendo em vista que estes não serão mais utilizados futuramente.
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