A Inspeção – retirada do documento para fornecimento de informações.
B Consulta – inserção do documento na unidade de arquivamento pré-estabelecida.
C Análise – determinação sob que codificação deverá ser arquivado o documento e que referências cruzadas serão necessárias.
D Arquivamento – disposição dos documentos de acordo com a codificação, separando-os por guias de ordenação em escaninhos classificados.
E Ordenação – procedimento da leitura do último despacho verificando se de fato, o documento destina-se ao arquivamento ou se deverá obedecer a uma rotina pré-estabelecida.