A suporte: material sobre o qual as informações são registradas (Ex: fita magnética, papel).
B forma: estágio de preparação e de transmissão de documentos (Ex: original, cópia).
C gênero: configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado (Ex: caderno, mapa).
D espécie: configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas (Ex: certidão, declaração).
E tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou (Ex: certidão de nascimento, declaração de bens).