A Conferência: consiste na verificação de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar ao arquivo por diversos motivos: para arquivamento, para solicitar informação; para verificar a existência de antecedentes, ser anexado a outro etc.; em obediência a uma rotina.
B Leitura: cada documento deve ser lido cuidadosamente a fim de verificar o seu conteúdo e sob que classificação deverá ser arquivado.
C Seleção: selecionar o material que será realmente arquivado (cópias, comunicados passageiros), daquele que poderá ser descartado imediatamente (originais, processos, documentos oficiais).
D Datar: marcar a data de entrada do documento no arquivo.
E Registro: registrar diariamente, em um livro (ou outro sistema) os documentos que darão entrada no arquivo ou no expediente. Colocar a data de entrada, origem, nº do documento/ano, espécie documental, assunto, local de arquivo (classificação), observações.