Certo órgão do Poder Judiciário enfrentava atrasos no processo de emissão de certidões solicitadas por cidadãos e por advogados. O fluxo de emissão de referidos documentos envolvia as seguintes etapas: protocolo, análise documental, consulta aos sistemas internos e validação final pelo setor responsável, e, ainda, resultava em atrasos que geravam insatisfação entre os usuários e comprometiam a transparência e a eficiência dos serviços prestados. Para resolver o problema, o órgão decidiu adotar a metodologia de Business Process Management (BPM). Com base no ciclo BPM, corresponde à fase em que são definidos formalmente os objetivos e as entregas do processo, estruturando as atividades em um fluxo lógico, considerando os relacionamentos entre elas, bem como a identificação das competências e dos recursos necessários para sua execução: