A Arquivos que contêm documentos de valor cultural ou administrativo significativo, os quais são preservados permanentemente devido à sua importância para a memória institucional ou coletiva. Esses documentos, muitas vezes únicos e insubstituíveis, são mantidos em condições especiais de armazenamento para garantir sua integridade ao longo do tempo. Eles são considerados de guarda permanente e não são mais necessários para as atividades administrativas correntes, mas possuem relevância para a pesquisa, a história e o patrimônio documental
B Arquivos que são utilizados com frequência pelas atividades administrativas diárias de uma organização, contendo documentos em curso ou que ainda estão em processo de tramitação. Esses arquivos são essenciais para a gestão eficiente das operações, pois abrigam informações necessárias para a tomada de decisões, o acompanhamento de processos e a execução de tarefas cotidianas. Eles estão em constante uso pelos departamentos responsáveis e, por isso, precisam estar facilmente acessíveis para garantir a continuidade e eficiência das atividades administrativas
C Arquivos que armazenam documentos duplicados ou cópias de segurança, com o objetivo de garantir a preservação e recuperação dos dados em caso de perda ou dano dos documentos originais. Esses arquivos são mantidos como uma medida preventiva para proteger informações importantes
D Arquivos que guardam documentos em formato digital, os quais são acessíveis por meio de sistemas eletrônicos de gestão documental. Esses arquivos digitais permitem a rápida localização e a recuperação dos documentos, além de possibilitarem o armazenamento em grande escala e a automação de processos arquivísticos