A Deve-se considerar a intenção do emissor e a finalidade do documento, para que o texto esteja adequado à situação comunicativa.
B O destinatário dessa comunicação é o público, uma instituição privada ou outro órgão ou entidade pública, do Poder Executivo ou dos outros Poderes.
C No caso da redação oficial, quem comunica é sempre o serviço público (este/esta ou aquele/aquela Ministério, Secretaria, Departamento, Divisão, Serviço, Seção).
D O que se comunica é sempre algum assunto relativo às solicitações feitas por pessoas ou órgãos, mesmo que o requerido, solicitado, não seja pertinente ao órgão demandado.