Ter um arquivo bem instalado, organizado e atualizado, de forma a oferecer informações a seus usuários, com rapidez e presteza, deve ser o objetivo de toda instituição. A respeito das técnicas de arquivamento, elementos básicos de arquivamento são a classificação e a codificação. Inicialmente, precisa-se considerar o que será arquivado, de forma a propiciar maior resultado e eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição de ensino. Programas ou sistemas informatizados geralmente não usam papéis e podem utilizar as formas de classificação acima comentadas. Porém, é sempre importante o sistema conter campos de busca de dados e opção de cópia de segurança (backup) ou de impressão, a fim de impedir a perda de dados ou arquivos. Sobre documentos arquivísticos no ambiente digital, considere as seguintes afirmativas.
I. Um documento em formato digital é considerado arquivístico quando elaborado ou recebido no curso de uma atividade, ou seja, de um processo de trabalho, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ação ou referência. Exemplos: textos, e-mails, fotografias, filmes, plantas de arquitetura, bases de dados, áudio ou mesmo websites, desde que atendam aos critérios aqui definidos.
II. As fotografias e os filmes digitais produzidos em uma instituição podem ser considerados documentos arquivísticos, desde que tenham sido elaborados ou recebidos no curso de uma atividade, isto é, de um processo de trabalho, como instrumentos ou resultados de tal atividade, e retidos para ação ou referência. Tais documentos devem ser contemplados pelo programa de gestão arquivística da instituição.
III. Um documento eletrônico é acessível e interpretável por meio de um equipamento eletrônico (filmadora, computador), podendo ser registrado e codificado em forma analógica ou em dígitos binários. Já um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional. Portanto, todo documento digital é eletrônico, mas nem todo documento eletrônico é digital.
Pode-se afirmar que: