A É essencial que as classes sejam formadas a posteriori e, não, a priori. As classes devem ser criadas à medida que a experiência atesta a sua necessidade, isto é, à medida que os documentos são criados na execução das funções.
B É importante que haja consistência quanto aos sucessivos níveis de subdivisões de um sistema de classificação. Assim, se a subdivisão primária é pelas funções, todos os cabeçalhos nesse nível devem ser funções.
C Convém estabelecer cabeçalhos separados para as atividades auxiliares e para as atividades substantivas.
D Convém manter um esquema de classificação corrente, no sentido de que seus cabeçalhos reflitam as funções correntes de agências. Os esquemas de classificação devem ser periodicamente ajustados às necessidades correntes.
E Convém estabelecer cabeçalhos juntos para os documentos importantes relativos à política, métodos, programas e coisas semelhantes, evitando subdividir esses cabeçalhos mais do que os documentos executivos.