A deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado pela chefia de determinada área, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação.
B consiste no uso de palavras adequadas para que o pensamento seja expresso e entendido imediatamente pelo leitor. É necessário que se coloque uma ideia após a outra, hierarquizando as informações.
C seleciona as ideias, central e secundárias, escolhendo as mais importantes e cimentando-as por meio de um ponto comum. A coerência organiza a sequência das ideias, de modo que o leitor perceba facilmente como elas são importantes para o desenvolvimento do texto.
D é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Resulta de um trabalho de reflexão (o que escrever?) e de elaboração (como escrever?), concentrando-se na essência da mensagem.
E possibilita a imediata compreensão pelo leitor. O autor fará uso de língua-padrão, de entendimento geral, com formalidade e padronização, para a uniformidade dos textos.