A prevenir a criação de documentos não essenciais e assim reduzir o volume dos documentos a serem manipulados, controlados, armazenados e destinados.
B intensificar o uso e o valor dos documentos que são necessários, além de garantir o uso de materiais apropriados na confecção de documentos.
C permitir a utilização apropriada da microfilmagem e/ou digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
D assegurar rapidez no ato de disponibilizar documentos e informações necessários ao desenrolar das funções da instituição.