A confecção dos registros do ocorrido no evento em livros, anais ou arquivos específicos.
B elaboração dos instrumentos de avaliação que serão aplicados aos participantes do evento.
C realização de uma reunião na qual se definem os objetivos do evento, as atribuições das comissões e são escolhidos seus respectivos presidentes.
D consulta aos serviços especializados de meteorologia para verificar as condições climáticas previstas para o(s) dia(s) do evento.
E divulgação da programação à imprensa local e demais meios de comunicação com as comunidades circundantes do local onde o evento acontecerá.