A não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguarda a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
B em curso ou mesmo sem movimentação, constitui objeto de consultas frequentes.
C de valor histórico, probatório e informativo deve ser definitivamente preservado.
D foi produzido ou recebido por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
E em curso ou mesmo com movimentação, não constitui objeto de consultas frequentes.