A A aquisição se refere ao processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e de destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.
B A avaliação consiste no conjunto de procedimentos que levam em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa.
C A descrição é a ação de informar e/ou tornar disponíveis as informações contidas em documentos de arquivos para o público usuário, visando atender suas necessidades.
D A difusão é a função que consiste na organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo.
E A preservação é a função destinada a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos.