A Na introdução é apresentado o objetivo da comunicação. É esperado que sejam usadas formas de polidez, tais como “Tenho a honra de...”, “Tenho o prazer de...”, “Cumpre-me informar que...”, Venho por meio deste, ...”.
B No desenvolvimento, o assunto é detalhado em um só parágrafo, independentemente de conter mais de uma ideia sobre o assunto.
C Na conclusão é afirmada a posição sobre o assunto e é onde se emprega uma única fórmula de saudação final (“Respeitosamente”) para qualquer que seja o receptor.
D A fim de conferir-se clareza e objetividade ao texto, deve-se começar o texto, na introdução, com verbos como “Informo...”, “Comunico...”, “Solicito...”.
E Nunca se numeram os parágrafos do texto, mesmo que sejam mais de três.