A apresenta assuntos e entradas, respectivamente, em ordem sistemática e alfabética.
B arrola e padroniza os termos descritos para representar os assuntos de uma ou várias coleções.
C evidencia as classes mais deficientes do acervo, auxiliando na compra de novos materiais.
D facilita a classificação, a partir das localizações atribuídas aos documentos já existentes.
E registra a incorporação de cada item ao acervo, sua proveniência, saída ou baixa.