A exame do documento para verificar a existência de despacho que indique se o ele seguirá para o arquivamento.
B leitura do documento para verificar a entrada que será atribuída, a existência de outros documentos que tratam de matéria semelhante.
C análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados.
D inserção de códigos nos documentos de acordo com o método de arquivamento adotado: letras, números, cores.
E é a disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. Para facilitar a ordenação os documentos podem ser dispostos em pilhas ou escaninhos.