A São os que são utilizados no cotidiano; os que estabelecem relações entre órgãos e funções; e os que registram fatos históricos.
B Possibilitam a tomada de decisão; fornecem dados e informações de ordem gerencial; ampliam o conhecimento da gestão pública.
C São arquivos de consulta frequente; aguardam sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente; preservação da memória e pesquisa histórica.
D Ampliam a base de dados e as informações; dinamizam a gestão pública e tornam a relação entre diferentes órgãos, públicos e privados, sinérgica.
E Tornam possível a gestão dos departamentos; preservam a identidade cultural das organizações e maximizam a tomada de decisão.