A O ofício deve obedecer à seguinte formatação: a) tamanho do papel: A4 (29,7 cm x 21 cm); b) margem lateral esquerda: no mínimo, 3 cm de largura; c) margem lateral direita: 2,5 cm; d) margens superior e inferior: 3 cm; e) área de cabeçalho: na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel.
B A área de cabeçalho, na primeira página, deve ter 3 cm a partir da margem superior do papel, devendo a área de rodapé ter 2,5 cm da margem inferior do documento e conter o endereço oficial da instituição pública e principais formas de contato.
C A numeração das páginas é obrigatória apenas a partir da segunda página da comunicação, devendo ser centralizada na página e obedecer à seguinte formatação: a) posição: no rodapé do documento, ou acima da área de 2 cm da margem inferior; e b) fonte: Calibri ou Carlito.
D A impressão, na correspondência oficial, pode ocorrer em ambas as faces do papel branco, o negrito deverá ser evitado, o texto deverá ser impresso em preto, reservando-se o uso de outras cores e de outras formas de destaques (realce, itálico, sublinhado) para os textos digitais.